Et selskap har utviklet en ny prosess for å hente ut spillvarme fra industrielle kjøleanlegg. En stor prosessbedrift vil vurdere å teste løsningen. Partene signerer en konfidensialitetsavtale, og ingeniørene sender over tegninger, beregninger og måledata samme ettermiddag. Tre måneder senere er det ingen som husker nøyaktig hva som ble sendt, til hvem.
En konfidensialitetsavtale, ofte kalt NDA (non-disclosure agreement), er en avtale der en eller begge parter forplikter seg til å holde bestemt informasjon fortrolig og bare bruke den til et avtalt formål. Den er nyttig. Men det er gjennomføringen som avgjør hvor mye den er verdt.
Hva skal faktisk deles?
At avtalen er signert, betyr ikke at alt bør deles. Tenk på formålet: Prosessbedriften skal vurdere om løsningen passer i anlegget. Da trenger de kanskje dimensjoner, ytelse, krav til tilkobling og resultater fra testanlegget. De trenger ikke nødvendigvis detaljert styringslogikk eller hvordan dere har løst de vanskeligste delene.
En enkel regel: Del det som trengs for neste beslutning, ikke alt dere har.
Hvem trenger tilgang?
Hos motparten bør informasjonen gå til dem som skal gjøre vurderingen. Spør hvem det er. Det gjelder også internt hos dere: Bestem hvem som kan sende teknisk materiale, slik at det ikke deles fra fem ulike innbokser.
Hva kan informasjonen brukes til?
De fleste avtaler begrenser bruken til et formål, for eksempel «vurdering av et mulig samarbeid». Sørg for at formålet er tydelig nok til å bety noe. Hvis motparten senere vil bruke informasjonen i egne utviklingsprosjekter, er det noe annet – og det bør dere i så fall avtale særskilt.
Dokumenter det dere deler
Dette er den delen som oftest glipper. Før en enkel logg:
- Dato, hva som ble delt, og hvem det ble delt med.
- Merk dokumenter som fortrolige, med dato og versjon.
- Lag et kort referat etter møter der dere viste noe muntlig eller på skjerm.
- Ta vare på e-poster og filer slik de ble sendt.
Dokumentasjonen har to formål. Den gjør det lettere å holde oversikt i et samarbeid som varer. Og hvis det senere skulle oppstå uenighet om hva den andre parten fikk vite, er det mye lettere å vise hva dere faktisk delte når dere har det skriftlig.
Det en NDA ikke avklarer
En konfidensialitetsavtale handler normalt om hemmelighold og bruk. Den avklarer vanligvis ikke hvem som eier det som utvikles sammen, hvem som kan søke patent på nye resultater, eller hvem som kan bruke det dere lærer underveis. Hva som gjelder, avhenger av hva som faktisk står i avtalen.
Når dere går fra å vurdere til å utvikle sammen, trenger dere derfor som regel noe mer: en avtale om pilot, utvikling eller samarbeid som regulerer eierskap og bruk. Det kommer vi tilbake til i Pilotkunden hjelper deg å utvikle produktet. Hva bør kunden få tilbake?.
Merk også at en NDA ikke gjør en offentlig presentasjon fortrolig. Den binder bare dem som har signert. Patentstyret har en praktisk gjennomgang av NDA-er.
Når samarbeidet slutter
Mange avtaler sier at informasjonen skal returneres eller slettes når samarbeidet avsluttes. Følg opp det. Send en kort e-post, be om bekreftelse og noter svaret. Det tar fem minutter og gir en ryddig avslutning.
Tre spørsmål for egen bedrift
- Vet vi hva vi har delt med hver partner, og når?
- Hvem hos oss kan sende teknisk materiale til eksterne?
- Har vi samarbeid der vi har gått fra vurdering til utvikling uten å avtale eierskap og bruk?
Vil dere gå gjennom hvordan dere deler teknisk informasjon med partnere? Ta kontakt for en innledende samtale.
Christopher Sanchez
Founder / IP Advisor, AIPS – Analytics IP Services
Har dere en konkret problemstilling? Ta en uforpliktende samtale med AIPS.